Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Erläuterung der Datenerhebung und Datennutzung bei der Nutzung des hvv-Bewerbermanagementsystems

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

Im Sinne des Datenschutzrechts verantwortliche Stellen und Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden

Verantwortliche Stelle für die Datenerhebung und Verarbeitung bei der Nutzung des hvv Bewerbermanagements ist die

hvv Hamburger Verkehrsverbund Gesellschaft mbH (hvv)
Brooktorkai 18, 20457 Hamburg.

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Bei der Verwendung des hvv Bewerbermanagementsystems werden personenbezogene Daten grundsätzlich nur für den Zweck der Anbahnung und Abwicklung von Beschäftigungsverhältnissen verarbeitet. Bei Nutzung des bereitgestellten Bewerbungsformulars sind dies die folgenden Parameter:

Anrede
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Informationen in hochgeladenen Dateien wie Lebenslauf, Zeugnissen, Zertifikate, Referenzen etc.
ggf. Gehaltsvorstellung (falls angegeben)
ggf. frühestmöglicher Eintrittstermin (falls angegeben)
ggf. Anmerkungen (falls angegeben)
ggf. Hinweis auf Schwerbehinderung oder Gleichstellung (falls angegeben)

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeitende aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeitende Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.

Bewerbungen, die postalisch oder per E-Mail eingehen, werden in das Bewerbermanagementsystem überführt. Der Umfang der Speicherung und Verarbeitung entspricht dem bei der Nutzung des Bewerbungsformulars.

Über das bereitgestellte Bewerbungsformular kann eine Einwilligung in die Aufnahme in einen Bewerberpool erteilt werden. Wird diese Einwilligung erteilt werden wir die Bewerbung in den entsprechenden Pool aufnehmen und für den Fall einer passenden offenen Stelle in der Zukunft Kontakt aufnehmen.

Die im Rahmen einer Bewerbung erhobenen Daten werden ggf. im Laufe des Bewerbungsprozesses um Notizen aus den Bewerbungsgesprächen, die für die Beurteilung und Entscheidungsfindung zur Einstellung/Absage relevant sind, ergänzt.

Sollte es im Kontext einer Bewerbung zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommen und in diesem Zusammenhang ein berechtigtes Interesse unsererseits an der Nutzung von überlassenen Daten bestehen, so werden wir dieses wahrnehmen.

Zum Zwecke der Absicherung des hvv Bewerbermanagements gegen Angriffe von außen erfassen wir die üblicherweise bei der Nutzung anfallenden Verbindungsinformationen (Anmeldestatistik).

Empfänger personenbezogener Daten

Eine Weitergabe der Bewerbungsdaten an externe Dritte erfolgt nicht.

Für die Durchführung der Datenverarbeitung zu den vorstehend benannten Zwecken bedient sich die hvv GmbH verschiedener Kategorien von Auftragsverarbeitern. Zum Einsatz kommen Auftragsverarbeiter für die Bereitstellung einer Personalmanagementsoftware, Betreuung von benötigter Hard- und Software und die Zurverfügungstellung von Speicherplatz sowie für die Durchführung von Analysen der Nutzung der Webseite.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung und berechtigte Interessen, die von der datenschutzrechtlich verantwortlichen Stelle verfolgt werden.

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebene Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b (Vertragsanbahnung und Abwicklung), Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c (Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f (Wahrnehmung berechtigter Interessen) der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO). Ebenfalls einschlägig ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses).

Die Nutzung von im Rahmen eines Bewerbungsvorgangs überlassenen Daten zur Rechtsverteidigung stützen wir auf ein überwiegendes berechtigtes Interesse unsererseits. Ohne diese Nutzung ist eine effektive Wahrung unserer Rechte nicht möglich. Ein überwiegendes entgegenstehendes rechtliches Interesse der Bewerbenden ist nicht ersichtlich.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden von uns bzw. für uns von den von uns eingesetzten Auftragsverarbeitern nur so lange gespeichert, wie diese für den festgelegten Zweck benötigt werden.

Über das bereitgestellte Bewerbungsformular erhobene personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Bewerbungsprozesses und darüber hinaus für 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gespeichert. Im Anschluss erfolgt eine Anonymisierung, so dass ein Personenbezug nicht mehr besteht. Sofern ein Einverständnis für die längere Aufbewahrung der personenbezogenen Daten vorliegt (Bewerberpool), können diese Daten auch darüber hinaus für maximal 1 Jahr ab Bewerbungseingang gespeichert werden.

Entsprechend werden grundsätzlich sämtliche personenbezogene Daten 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsprozesses automatisch anonymisiert oder gelöscht. Dazu zählen die eingereichten Bewerbungsunterlagen, die im Bewerbermanagementsystem gespeicherten persönlichen Angaben aus dem Bewerbungsformular sowie Gesprächsnotizen.

Die Originale postalisch oder per E-Mail eingegangener Bewerbungen werden nach der Überführung der Inhalte in das hvv Bewerbermanagementsystem umgehend gelöscht/entsorgt.

Ihre Rechte als Nutzer

Entsprechend den geltenden gesetzlichen Verpflichtungen teilen wir Ihnen auf Anfrage gerne mit, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie bei der Hamburger Verkehrsverbund GmbH gespeichert sind (Recht auf Auskunft). Darüber hinaus können Sie uns unrichtige Daten berichtigen (Recht auf Berichtigung) oder solche Daten löschen lassen, deren Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist (Recht auf Löschung). Ferner können Sie unter bestimmten Umständen von uns auch eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung), sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen, sofern und soweit diese Verarbeitung auf die Rechtsgrundlage des überwiegenden berechtigten Interesses (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) oder die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO) oder eine Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) gestützt wird (Recht auf Wiederspruch). Insbesondere können Sie jederzeit der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und/oder Markt- und Meinungsforschung widersprechen (Recht auf Werbewiderspruch). Des Weiteren können sie grundsätzlich von uns verlangen, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten, um diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Die vorstehend genannten Rechte werden Ihnen durch die Artikel 15 – 21 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) verliehen. Sie werden hier nur sehr verkürzt dargestellt.

Bei Fragen zum genauen Umfang der fraglichen Rechte und der Ausübung genannten Rechte können Sie sich an den nachstehend benannten betrieblichen Datenschutzbeauftragen und / oder an den Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden.

Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und / oder bezüglich der Wahrnehmung Ihrer Rechte als Nutzer können Sie sich direkt an den zuständigen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu wenden.

Bitte verwenden Sie die nachfolgenden Kontaktdaten nur für Fragen und Anfragen rund um das Thema Datenschutz:

Kai H. Terschüren
Datenschutzbeauftragter der hvv GmbH
Brooktorkai 18
20457 Hamburg

Telefon: +49 40/32 57 75-0
E-Mail: datenschutz@hvv.de

Ihr Beschwerderecht

Als von einer Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem hvv-Bewerbermanagementsystem ist

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. Stock
20459 Hamburg

Tel.: +49 40 / 428 54 - 4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.